Çok Yönlü ve Çok Sesli Fikir Fırtınaları İçin Bir Model

Bilginin hızla üretildiği, eğitim seviyesinin yükseldiği ve tek kişinin birçok hakikati ve hakikatlerin birçok vechesini aynı anda kavramakta güçlük çektiği günümüzde, her şeyi bilen, her şeye cevap veren ve çözüm üreten bir kişi yerine, problemlere birçok açıdan bakabilen, birbiriyle kolayca anlaşabilen, konuşabilen, ortak bir gayeye doğru fikir yürütebilen, birden fazla akıl ile birlikte düşünebilen kolektif yapılar daha da önem kazanmaktadır.

Herkesin kendi fikir ve perspektifini ifade etmek istediği, karar mekanizmasının ve üretimin bir parçası olmak istediği ortamlarda sadece bir kişinin düşünce, bakış açısı ve kararlarıyla hareket etmek hem diğer insanlara haksızlık hem de hakikatin diğer vechelerine gözümüzü kapatıp kendimizi darlığa mahkum etmek olacaktır. Bu düşünceler ışığında, fikir fırtınası konseptini yeni bir bakış açısıyla ve model etrafında ele almak istedik. Bu model etrafında ifade ettiğimiz kural, tavsiye, metot ve yardımcı kaynaklarla; çoklu düşünme, farklı perspektiflerden aynı anda bakabilme, zengin ve kuşatıcı çözüm ve sonuçlara ulaşabilme imkanlarının oluşacağına ve fikir fırtınalarının daha renkli, zengin, üretken ve çok katılımlı olabileceğine inanıyoruz.

GENEL UYARI VE ÖNERİLER

• Fikir fırtınalarında anahtar rolde olan moderatör ciddi anlamda eğitilmeli, toplantıya hazırlıklı gelmeli, katılımcılara konuşulacak konular ve soruları önceden iletmeli, ön hazırlığı ve yapılabilecek zihni hazırlıkları takip etmelidir.
• Fikir fırtınaları bir organizasyon veya toplumun tabanındaki fikir, heyecan ve problemlerin idari mekanizmalar tarafından duyulup hissedilmesine vesile olmalı ve her oluşum bu şekilde bir mekanizmayla kendini periyodik olarak yenilemelidir.
• Bir fikir fırtınası meclisinin karar alma yeri değil, ufuk açma, tecrübe paylaşımı, proje paylaşımı ve yeni ilhamlara vesile olma platformu olduğu unutulmamalıdır.
• Bir fikir fırtınasının hedeflerinin iyi belirlenmesi ve yaygın bir problemin konuşulup geliştirilmesine vesile olması genel kabul açısından önemlidir.
• Konuşulan konu derhal bir rapora dönüştürülüp hem katılımcılara hem de ilgili kişilere iletilmelidir.
• İdarecilere bakan yönüyle, çıkan terkip ve tahlillerin mülahazaya alınıp katılımcılara geri bildirimde bulunulması ve gayretlerin mevyelerinin nazara verilmesi motivasyon açısından önemlidir.
• Fikir fırtınalarında işlenen konulara muhatap olan kişiler temsilen bu programa katılmalı ve ilk elden tecrübelerini paylaşmalıdırlar. Mesela, konu lise eğitiminin geliştirilmesi ise muhakkak o yaşta öğrenciler de katılarak mülahazalarını iletmelidirler.
• Bir fikir fırtınasının gündemleri ve işlenecek sorular önceden oluşturulmalı; bunlar katılımcılara gönderilerek hem kendilerinin hem de gruplarının bu sorulara cevap hazırlamaları sağlanmalıdır. Böylece hazırlıklı hale gelen katılımcılar daha verimli olacaklardır.
• Konuya direkt ya da dolaylı muhatap olan tüm kişi ve gruplar elden geldiğince toplantıda temsil edilmelidir.
• Görüşülen konu ve tavsiyelerin o konudaki icra makamlarına iletildiğinden emin olunmalı ve geri bildirim talep edilmelidir.
• Konuların dağılması ve bazı meselelerin fazlaca uzatılması ihtimaline binaen zaman tahdidi uygulamalarında fayda vardır.
• Geniş çaplı fikir fırtınaları ihtiyaca göre aylık veya üç aylık gibi sürelerle yapılıp toplumun faaliyetlerinin her şubesi ve kalemi sırayla elden geçirilebilir.
• Moderatör olacak kişi katılımcıların rahat hissedeceği biri olmalı ve alt-üst konumunda olmamalıdır. Ayrıca işlenen konunun sahibi ve mesulü de olmamalıdır.
• Fikir fırtınası gruplarındaki fertler farklı kimliklerin temsilcileri olmalı ve böylelikle gruplar çok renkli olmalıdır. Ayrıca gruplar küçük tutularak herkesin katılımına imkân verilmelidir.
• Fikir fırtınası esnasında konunun mesulü olan kişinin ortamda bulunmaması katılımcıların rahat olması açısından önemlidir.
• Fikir fırtınalarında mesul kişi ortamda olmasa bile önceden konuyla ilgili temel verileri içeren bir durum raporu sunmalıdır. Ayrıca mümkünse ilgili anketler burada paylaşılabilir. Bu veriler ışığında daha sağlıklı bir düşünme gerçekleşecektir.
• Fikir fırtınalarından çıkan sonuçlara göre idareciler kısa, orta ve uzun vadeli aksiyon planları meydana getirebilirler. Bu planların katılımcılarla paylaşılması da motivasyon açısından faydalı olacaktır ve geri bildirim kanalının aktif kalmasını sağlayacaktır.

MEVCUT PROBLEMLER

Bu yazıda detaylandırılacak modele geçmeden önce fikir fırtınalarının ve onları çerçeveleyen modellerin başlıca problemlerinden bahsetmek faydalı olacaktır. Bu problemler şöyle sıralanabilir:

• Çok sesliliğe az imkân tanıması
• Karar mekanizmalarıyla zıtlaşma korkusunun kişileri geri çekmesi
• İştirak eden herkese eşit oranda fikirlerini ifade etme imkânı tanımaması
• Çok fazla zihni ön hazırlığı içermemesi veya gerektirmemesi
• Dönüştürücü ve ikna edici olmada zorlanması
• Bir meseleye çok yönlü bakmaya sınırlı imkân sağlaması
• Kurumların kendi kurumsal bakış açılarının ötesine geçmede zorlanması
• Hesap sorma-verme endişelerinin sağlıklı fikir üretmenin önüne geçmesi

KOŞULLAR VE İŞLEYİŞ

Temel Şartlar

Çok yönlü ve çok sesli fikir fırtınaları tesis edebilmek için gerekli bazı temel şartları şöyle sıralayabiliriz:

• Fikir fırtınalarının, bu bağlamdaki müzakerelerin ve istişarelerin ayda bir yapılması
• Her ay topluluk faaliyetlerinin bir ünitesinin ve ana meselesinin ele alınması
• Topluluğun farklı organizasyon seviyelerinde (kurum, eyalet ya da bölge) gerçekleştirilmesi
• İlgili seviyedeki tüm ünite ve kurumlardan belli sayıda kişinin katılması (örn: 4 kişi).
• Katılımcılardan birinin fikir fırtınasının konusunu teşkil eden meselelerden sorumlu kişi diğerlerinin ise bizzat o kurumun sorumlu olduğu alanda sahada çalışan kişiler olması (örn: 4 kişilik bir grupta bir eğitim koordinatörü ve üç eğitimci)
• Katılımcılar arasında kadınlara temsil hakkı tanınması
• Toplam katılımcı sayısının en az 30 en fazla 50 kişi ile sınırlı olması
• Fikir fırtınası için tercih edilen meclisin nezih olması ve lokasyonun gıda, istirahat gibi temel ihtiyaçları karşılayabilmesi

Moderatörün Özellikleri

Çok yönlü ve çok sesli fikir fırtınalarını koordine edecek kişilerde şu özellikler olmalıdır:

• Sorularla düşünmeye teşvik etmek
• Farklı bakış açılarını müzakereye ve istişareye davet etmek
• Hakikatin daha çok veçhesinin ortaya çıkması için gayret etmek
• Meraklı ve daha çok öğrenmeye gayretli olmak, hakikat aşığı olmak
• Kendi sınırlarının farkında olmak
• İyi bir dinleyici olmak
• Yeri geldiğinde kendi zaviyesinden meseleye yaklaşabilmek
• Tashih gerektiren hususları kırmadan ifade edebilmek
• Kucaklayıcı olmak

Format Özellikleri

Çok yönlü ve çok sesli fikir fırtınalarında izlenecek formatın başlıca özellikleri şunlar olabilir:

• Fikir fırtınasına iştirak eden kişiler gruplara ayrılıp (örn: 5 kişi) bir halka halinde oturur.
• Grubu oluşturan kişilerin aynı müessesede çalışmamasına, alt-üst ilişkisinin olmamasına ve aynı işi yapmamasına dikkat edilir.
• Topluluğun ünitelerinde idareci konumunda olan sorumlular da gruplardan birine katılır ve fikir üretir. Bunun dışında açıklama, harici yorum yapma gibi özel konumlara konulmaz.
• Bir kişi not almakla vazifelendirilir ve alınan notlar herkesin görebileceği bir platforma yansıtılır.
• İstişare veya müzakere topluluğu nisbeten kalabalık ise 4-5 farklı gıruptan oluşan bir bölüğün kendi not alıcısı olur. Tüm not alıcılar aynı online dökümana not alırlar ve böylelikle tek platform ve dökümanda tüm grupların notları görülebilir.
• Her grup kendi sözcüsünü seçer. Sözcü 1) herkesin eşit miktarda konuştuğundan emin olur, 2) grubun dikkatini konu üzerinde tutar, 3)grubun belli kişiler tarafından domine edilmesinin önüne geçerek az konuşan kişileri teşvik eder, 4) grupta ifade edilen fikirleri (kendi fikirleri de dahil olmak üzere) not alır ve 5) fikir fırtınası esnasında sıra o gruba geldiğinde düzenli ve özlü bir şekilde bu fikirleri paylaşır.
• Genel görüşmeye başlamadan önce her grup sözcüsü gruba bir “Grup Sözleşmesi” okur. Grup üyeleri gerekli gördükleri takdirde kendi ek kurallarını da belirleyebilirler.

İşleyiş

Gruplar oluşturulup sözcüler seçildikten ve kurallar paylaşıldıktan sonra moderatör o fikir fırtınasının temasını tanıtır ve devamında görüşme sorularına geçer. Her grubun sorulan soruya kendi aralarında cevap üretmeleri için onlara yeterli zaman verir, verilen sürelerin fikir üretme sürecinin kalitesini düşürecek kadar uzamamasına da dikkat eder. Daha sonra sırasıyla sözcüler verilen cevapları düzenli ve özlü bir şekilde diğer tüm katılımcılarla paylaşır. Aynı zamanda not alan kişi bu söylenenleri yazarak herkesin görebileceği bir platforma yansıtır.

GÖRÜŞME SORULARININ OLUŞTURULMASI

Sorularda Gözetilmesi Gereken Hususlar

Moderatör olacak kişi ön hazırlık yaparken ve grupların cevaplamasını istediği soruları oluştururken fikir fırtınasının ele aldığı konular ve problemlerle alakalı şu hususları göz önünde bulundurmalıdır:

          İnsan Faktörü

• Yeteri kadar insan gücümüz mevcut mudur?
• Katılımcıların beceri ve kabiliyetleri yeterli seviyede midir?
• Yardımcı olmayıp yük olduğu düşünülen kişiler var mıdır?

          Çevresel Faktörler

• İçinde bulunduğumuz çevre probleme sebebiyet verici ya da artırıcı özelliklere sahip midir?
• Stres seviyesi yüksek midir?
• İdari kadrolar yeteri kadar ulaşılabilir ve destekleyici midir?
• Karar verme mekanizmaları meselelerden ne kadar haberdardır?

          Kaynaklar

• Yeterli miktarda mali kaynak mevcut mudur?
• İhtiyaç olup da ortaya konmayan ya da o ana kadar tespit edilmemiş kaynaklar neler olabilir?
• En etkili şekilde kullanılmayan ya da yanlış yerde kullanılan kaynaklar nelerdir?

         Yöntemler ve Kurallar

• Yapılan iş, vazife, hedefler ile alakalı kurallar, yöntem ve prensipler herkes tarafından iyice anlaşılmış mıdır? Bunları tanımlamada ve duyurmada problemler var mıdır?
• Kural ve yöntemler yardımcı olmanın aksine bir engel gibi anlaşılmakta mıdır?

          Dil, Terminoloji ve Kavramlar

• Kişilerin bir işi deruhte ederken birbirini rahat anlayacağı ortak bir dil geliştirilmiş midir? Herkes söylenen şeylerden aynı şeyi mi anlamaktadır yoksa farklı anlayış ve yorumlara açık bir dil mi söz konusudur?
• İfade edilmese de herkesin içten içe düşündüğü gizli yanlar ve kurallar var mıdır?

Sorularda Gözetilmesi Gereken Dört Açı

Oluşturduğumuz sorular fikir fırtınasında ele alınan meselenin şu dört yönünü sırasıyla kapsamalıdır:

         Meseleyle ilgili veriler ve vaki detaylar

• Mesele bu noktaya nasıl geldi? Adım adım tarihi arka planı nedir?
• Meseleyi şu an sürekli etkileyen mali durum ve insan gücü kaynaklı hususlar nelerdir?
• Şu an yalın haliyle, farklı tevillere girmeden, durumun özeti nedir?
• Şu ana kadar durumu düzeltmek için ne yapıldı ve kim(ler) tarafından yapıldı?
• Şu anki işleyişte varolan ve başarılı bir şekilde işleyen yöntemler nelerdir?

         Elimizdeki veriler ve gerçekler ışığında alternatiflerimiz nelerdir?

• Elimizdeki bu veriyi nasıl yorumlayabiliriz, bize ne demek istiyor?
• Bu mesele ile ilgili kendini hissettiren ilhamlar ve seziler nelerdir?
• Önümüzde hiçbir mali ve insani sınır olmasa bu durumda ne yapılırdı?
• Çözümler için hangi farklı açılardan bakmalıyız, hangi alternatif sahaları araştırmalıyız?
• Bu problem daha önce karşılaştığınız hangi benzer problem ve durumları çağrıştırıyor?

        Elimizdeki çözüm ve alternatifleri objektif olarak nasıl değerlendirebiliriz?

• Her bir alternatifin artı ve eksileri nelerdir?
• Seçeneklerin, uygulandıkları takdirde, sonuçları neler olacaktır?
• Seçenekleri değerlendirirken elimizdeki objektif kriterler nelerdir?
• Her bir seçeneğin bize getireceği yükler nelerdir?
• Bu seçenekler arasında en mantıklısı hangisidir?

         Seçtiğimiz çözüm ve yolun ilgili kişilere ne tür etkileri olacaktır?

• Sonuç, kişileri, süreci ve topluluğumuzu nasıl etkileyecektir?
• Bu çözümde her birimizin hoşuna giden ve gitmeyen hususlar nelerdir?
• Başkaları uygulamak istediğimiz bu seçeneğe nasıl bir tepki gösterir?
• Elimizdeki seçenekler değerlerimizle hangi açılardan örtüşmekte ve çatışmaktadır?
• Bu çözümü kimler sahiplenir ve hayata geçirir?

SONUÇ

Böyle bir model etrafında bir araya gelip sorular eşliğinde bir konuya odaklanan toplum üyeleri külli  ve ortak bir anlayışa ulaşmış olurlar. Birbirlerini, farklı bakış açılarını dinleme ve meselenin farklı yönlerini ele alma imkanına sahip olurlar. Bu şekilde o fikir fırtınasında ele alınan mesele hakkında genel bir kanı ve kamuoyu oluşmuş olur. O meseleyle bizzat ilgili kişiler de ciddi bir fikir cehdi neticesinde daha farklı neler yapabileceklerini görmüş ve farklı bakış açılarıyla kendilerini değerlendirmiş olurlar. Böyle bir fikir fırtınasının maksadı hemen bir aksiyon güzergahı belirlemek değil külli bir anlayış ve bakış açısına insanları maruz bırakarak kendi iç değişim ve dönüşümlerini temin etmektir.